وقتی سازمانها از چند نرمافزار مستقل برای فروش، حسابداری، انبارداری و مدیریت ارتباط با مشتریان استفاده میکنند، دادهها در جزیرههای جداگانه حبس میشوند. نتیجهی این وضعیت، ورود دوبارهی اطلاعات به صورت دستی، بروز اختلاف در آمار انبار و مالی، و صرف ساعتها زمان برای تطبیق گزارشهای پایان ماه است.
حل این مشکل نیازی به تعویض کلیهی نرمافزارها یا خرید یک سیستم یکپارچهی سنگین ندارد. با ایجاد پلهای ارتباطی سبک میان نرمافزارهای موجود، دادهها به صورت خودکار و بر اساس رویدادهای مشخص بین سیستمها جابهجا میشوند.
نشانههای نبود یکپارچگی در فرآیندهای کاری
قطع ارتباط میان نرمافزارها معمولاً خود را در کارهای روزمرهی تیمها نشان میدهد. اگر سازمان شما با موارد زیر روبهرو است، فرآیند انتقال داده نیازمند اصلاح است:
- ثبت مجدد اطلاعات یک فاکتور یا مشتری در دو یا چند نرمافزار مختلف توسط اپراتور.
- مغایرت میان موجودی واقعی انبار و موجودی ثبتشده در وبسایت یا نرمافزار فروش.
- نیاز به استخراج فایلهای اکسل متعدد و ترکیب دستی آنها برای ساخت گزارشهای مدیریتی.
- تأخیر در صدور اسناد حسابداری به دلیل منتظر ماندن برای تأیید دستی اطلاعات از بخشهای دیگر.
ابزارهای فنی برای اتصال نرمافزارها
برای متصل کردن دو سیستم نرمافزاری به یکدیگر، متناسب با زیرساخت و دسترسیها، چهار روش اصلی وجود دارد:
- رابط برنامهنویسی کاربردی (API): بهترین و پایدارترین روش برای تبادل مستقیم و آنی دادهها میان نرمافزارهایی که این قابلیت را ارائه میدهند.
- وبهووک (Webhook): برای ارسال خودکار داده به محض وقوع یک رویداد خاص، مانند ثبت سفارش جدید در وبسایت.
- خطوط لولهی داده یا عصارهگیری، تبدیل و بارگذاری (ETL): مناسب برای جابهجایی حجم بالایی از دادهها میان پایگاههای داده در بازههای زمانی مشخص، مثلاً همگامسازی شبانه.
- اتوماسیون رباتیک فرآیند (RPA): استفاده از نرمافزارهایی که رفتار انسان را روی رابط کاربری بازسازی میکنند؛ این روش فقط برای نرمافزارهای قدیمی که هیچ API یا دسترسی پایگاه داده ندارند توصیه میشود.
چه زمانی نباید سیستمها را به هم متصل کرد؟
یکپارچهسازی همیشه تصمیم درستی نیست و در برخی شرایط هزینهی آن از سودش بیشتر است. اگر فرآیند کاری شما هنوز تثبیت نشده و مدام تغییر میکند، اتصال سختافزاری سیستمها باعث خرابی پیاپی خطوط ارتباطی داده میشود.
همچنین اگر حجم تراکنشها بسیار پایین است، مثلاً روزانه کمتر از ۱۰ فاکتور صادر میشود، ثبت دستی اطلاعات معمولاً اقتصادیتر از نگهداری و پشتیبانی از پلهای ارتباطی نرمافزاری است. علاوه بر این، اگر قصد دارید یکی از نرمافزارها را در چند ماه آینده تعویض کنید، ساخت اتصال برای نرمافزار فعلی هدررفت منابع است.
گامهای عملی برای شروع یکپارچهسازی
برای شروع اتصال سیستمها، نیازی نیست تمام نرمافزارها را همزمان به هم متصل کنید. ابتدا نقطهای را انتخاب کنید که بیشترین خطای انسانی یا اتلاف زمان را دارد.
- مبدأ و مقصد داده را مشخص کنید؛ دقیقاً چه اطلاعاتی باید از چه سیستمی به چه سیستم دیگری منتقل شود.
- مستندات API یا امکانات خروجی هر دو نرمافزار را بررسی کنید تا از امکان فنی ارتباط مطمئن شوید.
- نحوه برخورد با خطاها را تعیین کنید؛ اگر در زمان قطعی اینترنت دادهای منتقل نشد، سیستم چگونه باید آن را جبران کند.
به عنوان گام نخست، دو نرمافزاری را که بیشترین دوبارهکاری دستی را به تیم شما تحمیل میکنند مشخص کنید، حجم روزانهی دادههای جابهجاشده را برآورد کنید و مستندات API آنها را برای بررسی فنی جمعآوری نمایید.